8 rzeczy, które każdy pracodawca powinien wiedzieć o ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wciąż budzi wśród wielu pracodawców pewne wątpliwości i rodzi wiele pytań. Poniżej wyjaśniamy 8 podstawowych kwestii, które wiążą się z funkcjonowaniem ZFŚS.

• Jakie są cele ZFŚS?

Podstawowym celem funduszu jest działalność socjalna na rzecz pracowników oraz ich najbliższych. Do przejawów wspomnianej działalności należą między innymi: finansowanie różnych form wypoczynku, działalności kulturowo-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, udzielania pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej) oraz udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pożyczki na cele mieszkaniowe. Ów fundusz może służyć także dofinansowaniu zakładowych obiektów socjalnych i tworzeniu zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

• Kto ma obowiązek założenia ZFŚS?

ZFŚS tworzą pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wspomniany stan zatrudnienia określany jest pierwszego stycznia każdego roku. Liczebność firmowej załogi nie stanowi jednak jedynego kryterium, które nakłada obowiązek utworzenia funduszu. Do założenia ZFŚS zobligowane są także jednostki budżetowe oraz samorządowe. Podmioty zatrudniające poniżej 20 pracowników i nie należące do wspomnianych wyżej kategorii mogą, ale nie muszą tworzyć ZFŚS.

• Jak w praktyce funkcjonuje ZFŚS?

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, który jest naliczany w oparciu o przeciętną liczbę zatrudnionych. Jego wysokość zależy od wieku pracownika i charakteru pracy, którą wykonuje. Wspomniany odpis na jednego pracownika stanowi 37,5% przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim roku lub 37,5% przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia w drugim półroczu zeszłego roku. Stawki są znacznie niższe w przypadku pracowników młodocianych (5-7%). Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki przechodzą na kolejny.

• Czy można finansować wynagrodzenia pracowników z środków z ZFŚS?

Jest to niedozwolone. Przeznaczanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na wynagrodzenie pracowników (niezależnie od rodzaju umowy, która wiąże ich z pracodawcą) byłoby sprzeczne z celami ZFŚS. We wspomnianych celach nie mieszczą się wydatki na finansowanie świadczeń wynagrodzeniowych.

• Czy środki z ZFŚS mogą służyć również emerytom?

Tak – mówi o tym ustawa o zakładowych funduszach świadczeń socjalnych. Co za tym idzie, w zakładowym regulaminie regulującym szczegóły funkcjonowania ZFŚS nie można wprowadzić zapisu, który wykluczałby tę grupę z korzystania ze świadczeń socjalnych.

• Czy można obniżyć odpis na ZFŚS w trakcie roku kalendarzowego?

Tak, nie ma żadnych przeszkód prawnych, które uniemożliwiałyby obniżenie wspomnianego odpisu. Można również całkowicie z niego zrezygnować. Istnieją jednak pewne formalności, których należy przy tym dopełnić – wprowadzić wspomniane postanowienie do układu zbiorowego pracy lub, jeśli takowy nie istnieje, do regulaminu wynagradzania. Zmiana następuje po 2 tygodniach od podania do wiadomości informacji pracownikom. Wyjątek stanowią przedsiębiorcy zatrudniający na dzień 1. stycznia poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na etaty. Takowe firmy mogą zrezygnować z funduszu wyłącznie w styczniu danego roku. Wspomniane ustalenia nie dotyczą rzecz jasna tych pracodawców, dla których ZFŚS jest obligatoryjny, czyli wszystkich pracodawców ze sfery budżetowej (bez względu na liczbę etatów). Te podmioty nie mogą zrezygnować z prowadzenia funduszu ani dobrowolnie kształtować wysokości odpisu na ZFŚS.

• Jakie świadczenia mogą być finansowane z funduszy zgromadzonych w ZFŚS?

Pracodawca, wykorzystując środki zgromadzone w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych może dofinansowywać różne formy wypoczynku (np. wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, wycieczki), działalność kulturalno-oświatową (np. kupony biletowe programów QlturaProfit i CinemaProfit) i sportowo-rekreacyjną (w tym różnego rodzaju benefity z tych obszarów, w tym m.in. karty sportowe FitProfit i FitSport), opiekę nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach, pomoc materialną, a także udzielać zwrotnych lub bezzwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe.

• Jakie dokumenty regulują korzystanie z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS?

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie ZFŚS (ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych) Oznacza to, że katalog świadczeń socjalnych z funduszu dla pracowników powinien być zapisany w wewnętrznym regulaminie ZFŚS.