Biznesowy planer – papierowy czy elektroniczny?

Dobra organizacja pracy jest w stanie skrócić czas wykonywania zaplanowanych zadań oraz pozytywnie wpływa na motywację pracownika. Nadmiar służbowych obowiązków skorelowany z prywatnymi aktywnościami sprawia, że często mamy problem z zapamiętaniem ich szczegółów. W dokładnym rozplanowaniu dnia, tygodnia czy miesiąca pomoże nam planer. Papierowy czy elektroniczny – na jaki się zdecydować?

W wersji papierowej

Można by zapytać – czy ktoś jeszcze tego używa? Od kiedy pojawiły się mobilne terminarze, te papierowe w większości trafiły do lamusa. Na szczęście po jakimś czasie znowu zyskały uznanie, a coraz więcej osób wybiera właśnie planery w tradycyjnej formie. Czy wiedzieliście, że nadmiar urządzeń cyfrowych wpływa negatywnie na efektywność pracy? W skoncentrowaniu się i pobudzeniu do kreatywnego myślenia przydatnym okazuje się papier i ołówek lub długopis. Pisanie odręczne i graficzne rozrysowanie zadania ułatwiają jego wykonanie. Ponadto, udowodniono naukowo, że zapisywanie informacji na kartce wpływa pozytywnie na jej przyswojenie. Odręczne robienie notatek jest bardziej wymagające dla mózgu niż zapisywanie poprzez klikanie w klawiaturę. Konieczność połączenia mechanizmu wizualnego i ruchowego z umiejętnościami poznawczymi wspomaga proces powstawania oryginalnych pomysłów. Według naukowców, zapisywanie na papierze postępów pracy podnosi efektywność oraz wzmaga zaangażowanie pracownika w wykonywanie zadań.

Apka

Zwolennikom mobilnych urządzeń z pewnością przypadną do gustu aplikacje przeznaczone do planowania zadań. Użytkownicy doceniają je przede wszystkim za przejrzystość, łatwość w obsłudze oraz kompaktowość. Wielką zaletą jest możliwość ich użytkowania na jakimkolwiek z urządzeń mobilnych, które już posiadamy. Równie ważnym czynnikiem jest czytelność terminarza – zadania zaplanowane na konkretną godzinę czy dzień są wyświetlane w pierwszej kolejności, a te określone jako priorytetowe są odpowiednio wyróżnione. Ułatwiającym pracę rozwiązaniem jest także automatyczna aktualizacja kalendarza podczas uruchamiania aplikacji na różnych nośnikach. Dodatkowo, większość aplikacji posiada możliwość synchronizacji z Google i Facebookiem. Możliwość edytowania wprowadzonych punktów oraz opcja przypomnienia w formie alarmu sprawiają, że użytkownik nie przeoczy zaplanowanych zadań, a całość stanowi spójną i przejrzystą formę. Apki pozwalają na zaplanowanie zagadnień z dużym wyprzedzeniem i w jednym miejscu.

Od czego zacząć?

Kiedy już dokonaliśmy wyboru pomiędzy papierowym terminarzem a mobilnym planerem, pozostaje zabrać się do działania. Przystępując do zaplanowania swojego kalendarza pracy, w pierwszej kolejności należy sklasyfikować zadania oraz określić ich priorytetowość. Takie pogrupowanie obowiązków ułatwi wyznaczenie planu działania i zagwarantuje brak możliwości przeoczenia uprzywilejowanych pozycji. Długoterminowe zadania warto podzielić na kilka etapów, dzięki czemu będą wydawać się prostsze do wykonania, a całość bardziej przejrzysta. Podzielone w taki sposób zadania wystarczy opatrzyć narzuconymi bądź wyznaczonymi samodzielnie terminami ich zakończenia.. Każde rozpoczęte polecenie staraj się całkowicie skończyć, zanim przejdziesz do następnego punktu. W ten sposób unikniesz zajmowania się wieloma sprawami w jednym momencie. Efektywność zależy również od sposobu zagospodarowania miejsca pracy. Bałagan na biurku nie jest sprzymierzeńcem wydajności i powoduje rozpraszanie się. Z dobrym planem działania i motywacją będziesz nie do pokonania!