Komunikacja interpersonalna – jak mówić, żeby zostać zrozumianym?

Coraz częściej mówi się o komunikacji jako jednym z kluczowych elementów efektywnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Dobrze poinformowani pracownicy, znający swoje zadania i cele, są w stanie pracować lepiej. Jak mówić, żeby zostać zrozumianym?

Coraz więcej firm zaczyna doceniać ważność komunikacji i inwestuje w doskonalenie umiejętności efektywnego porozumiewania się menadżerów z pracownikami. Oto kilka wskazówek jak prowadzić efektywną rozmowę w relacjach służbowych:

• Jasny komunikat – często popełnianym błędem komunikacyjnym jest mimowolne komplikowanie przekazu. W konwersacji interpersonalnej postaw na przejrzystość i zwięzłość wypowiedzi, stosuj jednoznaczne stwierdzenia i unikaj niedomówień. Twoja wypowiedź nie może budzić wątpliwości. Pomiń wyrażenia nic nie wnoszące do rozmowy, skup się na konkretach – pozwoli Ci to zaoszczędzić czas, a całość stanie się bardziej zrozumiała.

Zamiast: Czy możesz przygotować dla mnie to zestawienie? Powiedz: Proszę, przygotuj dla mnie to zestawienie do godziny 15:00.

• Ustal priorytety – zanim przystąpisz do rozmowy wypisz według stopnia ważności wszystkie tematy, które chcesz podczas niej poruszyć. Zacznij przekaz od wskazania powodu rozmowy oraz znaczenia poruszanego zagadnienia. Następnie omów poszczególne kwestie według ich priorytetowości, dzięki czemu zyskasz pewność, że w przypadku nieprzewidzianych okoliczności nie pominiesz tych najważniejszych. Postaraj się posługiwać się w trakcie wypowiedzi prostymi zdaniami – łatwiej je zrozumieć i zapamiętać.
• Upewnij się, że zostałeś zrozumiany – sprawdź, czy rozmówca trafnie odczytał przekazane przez Ciebie zadania oraz dowiedz się, czy dobrze zrozumiałeś pracownika. Obrazowe przedstawienie sprawy, odwoływanie się do przykładów z życia codziennego są bardziej efektywne od skomplikowanych zdań przepełnionych specjalistyczną terminologią.

Wskazówka! Dobrym sposobem na upewnienie się, że dobrze zrozumiałeś, co pracownik miał na myśli, jest użycie konstrukcji: Jeśli dobrze rozumiem, ma Pan/Pani na myśli…

• Dialog – komunikowanie się nie polega na wypowiadaniu monologu, dlatego rozmawiaj zamiast wygłaszać tylko swoje zdanie. Nie prowadź długiej przemowy, bo jedynie może ona wywołać uczucie osaczenia u pracownika. Jednostronna komunikacja działa demotywująco, wpływa negatywnie na efektywność działania, a w konsekwencji – przynosi straty finansowe dla przedsiębiorstwa. Mów, słuchaj i wyciągaj wnioski!

Ważne! Stosuj zwroty świadczące o szacunku do rozmówcy. Dziękuję, proszę i przepraszam – zwiększą efektywność komunikacji.

• Różnorodność kanałów – przekazując informacje podwładnemu możesz posłużyć się wieloma kanałami komunikacyjnymi. Nie ma potrzeby przekazywania wszystkich informacji osobiście, możesz w tym celu wykorzystać wewnętrzną pocztę firmową. W ten sposób zaoszczędzisz czas. W przypadku negatywnych wiadomości (np. dotyczących złej jakości pracy), powinieneś przekazać je jedynie w bezpośrednim kontakcie. Odwaga i szczerość to główne cechy świadczące o tym, że przełożony jest osobą godną zaufania. Staraj się równoważyć pozytywne i negatywne komunikaty. Nie rozmawiaj z pracownikami tylko o porażkach, ale chwal za dobrze wykonane zadania.

Dlaczego jest tak istotna?

Komunikacja interpersonalna to najtrafniejsza metoda uzyskania poprawy osiągnięć przedsiębiorstwa z wykorzystaniem jak najmniejszego nakładu pracy i pieniędzy. Odpowiednio dobrana strategia porozumiewania się pozwoli uniknąć nieprzyjemnych nieporozumień w firmie, wpłynie na szybsze i efektywniejsze wykonywanie zadań pracowniczych, a także zagwarantuje wzrost chęci do pracy wśród zatrudnionych osób. Zgrzyty komunikacyjne zaś wywołają poczucie niedocenienie u pracowników oraz zaważą na opóźnieniach w zleconych obowiązkach służbowych. Dialog pomiędzy pracodawcą i pracownikiem determinuje pozytywną atmosferę oraz przyczynia się do sukcesu firmy.