Multitasking - czy wielozadaniowość to dobra cecha?

Multitasking uważany jest za jedną z najbardziej pożądanych cech pracownika. Robić jak najwięcej i to w jak najkrótszym czasie, a przy tym jak najlepiej – to jego wiodące założenia. Jeszcze do niedawna wielozadaniowość w pracy, czyli umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie, była synonimem najwyższej produktywności. Tymczasem z psychologicznego punktu widzenia wykonywanie wielu obowiązków równocześnie często warunkuje niską efektywność.

Multitasking, czyli wiele czynności jednocześnie

Zgodnie z medycznymi wskazaniami funkcjonowanie ludzkiego mózgu nie pozwala na równoczesne koncentrowanie się na kilku informacjach. Jedynie 2 proc. osób jest w stanie działać produktywnie, wykonując wiele zadań i czynności jednocześnie. Jak wskazuje badanie przeprowadzone przez University of London, multitasking może mieć podobny wpływ na IQ jak... nieprzespana noc.

Według American Psychological Association skupianie się na wielu obowiązkach służbowych równocześnie doprowadza do spadku produktywności i skuteczności działania nawet o 40%. W konsekwencji więc działamy wolniej i jesteśmy skazani na ryzyko częstszego popełniania błędów, a dodatkowo stajemy się bardziej zestresowani. A wystarczy zmienić sposób działania, by zyskać nawet do 64 godzin miesięcznie!

Wzmocnienie koncentracji a monotasking

Skupienie się na jednym zadaniu nie należy wcale do najprostszych rzeczy. Monotasking, czyli koncentracja na jednym konkretnym zadaniu, wymaga dyscypliny i odpowiednio przygotowanego harmonogramu działań. Aby zacząć pracować w ten sposób, ważna jest umiejętność planowania i zarządzania czasem. Jak się jednak okazuje przeciwieństwo multitaskingu daje lepsze efekty niż wielozadaniowość, która wymusza ciągłe "przełączanie się" z jednego zadania na inne.

Niestety, trudno nie zgodzić się z faktem, że wielozadaniowość jest często kompetencją, którą w głównej mierze wymuszają obecne warunki pracy. Ciągle zmieniające się zadania, praca zespołowa, nowe polecenia służbowe napływające podczas wykonywania poprzednich, bliski deadline – to główne przyczyny rozproszenia się w pracy.

Jesteśmy więc przyzwyczajeni do ciągłego odrywania się od wykonywanych obowiązków. Ponadto za największego "rozpraszacza" uwagi pracowników uznawana jest poczta e-mail. Niemal 28 proc. swojego czasu pracownicy spędzają na sprawdzaniu skrzynki odbiorczej.

W ciekawym badaniu "Przyjazne biura" z 2024 roku wśród "rozpraszaczy", które według pracowników generują największy hałas biurowy, wymieniane są dzwoniące telefony. Na kolejnych miejscach uplasowały się rozmowy face to face i przez telefon, a także dźwięki wydawane przez drukarki, komputery, klawiatury czy hałas dobiegający z zewnątrz.

Te elementy, ale również szum klimatyzatorów, nieergonomiczne meble biurowe, źle dobrane oświetlenie, mogą wpływać negatywnie na jakość wykonywania zadań.

Poprawa jakości pracy. Ale jak to zrobić?

W dobie wszechobecnego multitaskingu jedyne, co pozostaje nam zrobić, to się z nim zmierzyć. Aby wspomóc wykonywanie swoich służbowych obowiązków, warto skorzystać z kilku wskazówek.

Zanim więc przystąpimy do pracy konieczne jest ustalenie harmonogramu jej wykonywania, mając na uwadze priorytetowe zadania. Pomocnym narzędziem z pewnością okaże się tutaj lista z rzeczami do zrobienia, która nie tylko zorganizuje całość pracy, lecz także nie pozwoli umknąć istotnym detalom.

Podczas wykonywania zadań, które są absorbujące, najlepiej jest odciąć się od tzw. rozpraszaczy – telefonu, portali społecznościowych, komunikatorów internetowych. Równie istotne jest stworzenie sobie komfortowych warunków pracy.

Zaczynając jedno zadanie, należy doprowadzić je do końca i dopiero wtedy podjąć się kolejnego. W planowaniu działania pomocna okazuje się samodzielna obserwacja i ocena swojej efektywności podczas wykonywania poszczególnych zadań oraz o różnych porach dnia.

Przerwa i więcej ruchu

Pracodawcy coraz częściej wychodzą naprzeciw swoim pracownikom, oferując im niestandardowe rozwiązania, które są w stanie zwiększyć ich efektywność. Promowanie aktywności fizycznej jest korzystne nie tylko ze względów zdrowotnych, wpływa pozytywnie także na jakość pracy oraz zadowolenie całej załogi.

Od kliku lat w ramach benefitów pozapłacowych przedsiębiorstwa podarowują karty sportowe (np. FitProfit i FitSport) czy organizują eventy integracyjne pod hasłem aktywności fizycznej. Takie włączenie sportu do codziennej rutyny to redukcja stresu, łatwiejsze zasypianie, a nawet łatwiejsze podejście do różnorodnych zadań.

W nowoczesnych biurach na popularności zyskują przestrzenie sprzyjające wyciszeniu, odreagowaniu stresu czy relaksowi. Wydzielenie dedykowanych stref (indywidualnej pracy w skupieniu, spotkań, rozmów telefonicznych) wspomaga organizację pracy całego zespołu.

Wydajność pracownika zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest umiejętność skupienia się na konkretnym zadaniu. Co więcej, jak wynika z badań, wielozadaniowość nie jest wcale remedium na lepsze wyniki w pracy!