Zasada Parkinsona w pracy – na czym polega i jak ją pokonać?

Zasada Parkinsona jest jednym z tych praw, które nie tylko wyjaśniają zjawiska zachodzące w pracy, ale także pomagają lepiej zorganizować czas, zwiększając naszą efektywność. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się odkładać ważne zadanie na ostatnią chwilę lub rozciągać jego wykonanie, mimo że mogłoby zająć znacznie mniej czasu – prawdopodobnie miałeś do czynienia z działaniem prawa Parkinsona. W tym artykule przyjrzymy się, czym ono jest, skąd się wzięło, dlaczego wpływa na naszą produktywność i jak można je przełamać, by efektywniej zarządzać czasem w pracy.

Czym jest prawo Parkinsona?

Prawo Parkinsona zostało sformułowane przez Cyrila Northcote Parkinsona, brytyjskiego historyka, który w 1955 roku opisał to zjawisko w artykule dla magazynu The Economist. Parkinson zauważył, że „praca rozszerza się, aby wypełnić cały czas, jaki jej przeznaczymy”. Co to oznacza w praktyce? Kiedy wyznaczamy sobie zbyt dużo czasu na wykonanie zadania, nasza praca naturalnie wypełnia ten czas, nawet jeśli mogłaby zostać wykonana szybciej. Zjawisko to występuje szczególnie w przypadku zadań, które mają odległe terminy – im więcej czasu mamy, tym bardziej rozciągamy pracę, a niekoniecznie ją przyspieszamy.

Skąd bierze się prawo Parkinsona?

Zasada Parkinsona wynika z psychologii zarządzania czasem i naszej tendencji do dopasowywania tempa pracy do dostępnego czasu. Kiedy mamy do dyspozycji dużo czasu na dane zadanie, zaczynamy wchodzić w tryb „spokojnego działania” i nie czujemy presji. Często korzystamy z tego, by dodać zbędne detale do pracy, co sprawia, że wykonanie zadania trwa dłużej, niż to rzeczywiście konieczne. Z drugiej strony, krótszy czas na wykonanie zadania zmusza nas do skoncentrowania się na najistotniejszych elementach, co pomaga skrócić czas realizacji.

Przykłady prawa Parkinsona w pracy

Prawo Parkinsona można zaobserwować w wielu aspektach zawodowego życia. Oto kilka przykładów:

• Przygotowanie prezentacji – masz miesiąc na przygotowanie prezentacji dla klienta. Choć projekt mógłby zostać zakończony po dwóch tygodniach, decydujesz się na rozciągnięcie go na cały czas, dodając dodatkowe elementy i detale. W efekcie, kończysz pracę tuż przed terminem, nawet jeśli mogłeś to zrobić szybciej.
• Projekt kreatywny – załóżmy, że masz dwa tygodnie na stworzenie lookbooka dla marki modowej. Im więcej czasu masz, tym bardziej skupiasz się na detalach, poprawkach i zmianach. Projekt nigdy nie wydaje się skończony, bo wciąż znajduje się coś, co można poprawić. To klasyczny przykład działania prawa Parkinsona.
• Tygodniowy czas pracy – wiele osób pracuje przez 40 godzin tygodniowo, niezależnie od tego, czy rzeczywiście potrzebują tyle czasu na wykonanie swoich obowiązków. Zasada Parkinsona pokazuje, że z braku presji czasowej zadania mogą rozciągać się, a wydajność niekoniecznie rośnie. Pracownicy w różnych branżach mogą wykonywać te same zadania w krótszym czasie, o ile skorzystają z technik zarządzania czasem.

Dlaczego praca rozciąga się na cały dostępny czas?

W psychologii zarządzania czasem mówi się, że jednym z głównych powodów jest fakt, iż koncentrujemy się na czasie dostępnym, a nie na czasie potrzebnym do wykonania zadania. Jeśli nie mamy jasnej oceny tego, ile czasu naprawdę wymaga konkretna czynność, często poświęcamy jej więcej czasu niż to konieczne. Często nieświadomie dopasowujemy się do tzw. „rozciągającego się czasu” – po prostu mamy wrażenie, że jeśli mamy go dużo, to musimy go wykorzystać w pełni.

Jak przełamać prawo Parkinsona w pracy?

Choć prawo Parkinsona jest częstym zjawiskiem, istnieje wiele metod, które pozwalają skutecznie pokonać ten efekt i zwiększyć produktywność. Oto niektóre z nich:

1. Strategiczne planowanie – najlepszym sposobem na pokonanie prawa Parkinsona jest zaplanowanie pracy z wyprzedzeniem. Określenie realistycznego czasu potrzebnego na wykonanie zadania, a nie tylko opieranie się na terminach, pomoże skoncentrować się na tym, co rzeczywiście trzeba zrobić. Zaplanuj zadania w sposób przemyślany, z uwzględnieniem priorytetów i zasobów potrzebnych do ich realizacji.
2. Samodzielne wyznaczanie terminów – zamiast opierać się na zewnętrznych terminach, spróbuj ustalić własne. Określenie terminu ukończenia zadania, bazując na rzeczywistych potrzebach, pomoże Ci wykonać pracę szybciej i bardziej efektywnie. W ten sposób stworzysz presję, która zmotywuje Cię do działania.
3. Technika Time Boxing – technika ta polega na wyznaczeniu określonego czasu na wykonanie zadania i skoncentrowaniu się na jego realizacji w wyznaczonym czasie. Dzięki temu praca staje się bardziej intencjonalna i nie ma miejsca na rozpraszanie się. Celem jest ograniczenie czasu, aby nie dać pracy rozciągnąć się bez sensu.
4. Technika Pomodoro – jest to podejście, w którym praca dzielona jest na 25-minutowe sesje z krótkimi przerwami. Pozwala to na lepszą koncentrację i unikanie marnotrawienia czasu. Działa to podobnie jak Time Boxing, ale z większym naciskiem na regularne odpoczynki.
5. Wykorzystanie narzędzi do zarządzania zadaniami – używanie narzędzi do planowania i monitorowania postępów w pracy pomoże Ci lepiej kontrolować czas. Programy takie jak Trello, Asana czy Monday.com pozwalają na tworzenie list zadań, wyznaczanie terminów i śledzenie postępów, co zwiększa organizację i efektywność.

Podsumowanie

Zasada Parkinsona jest silnym mechanizmem, który może nieświadomie wpływać na nasze podejście do pracy, rozciągając zadania na cały dostępny czas, nawet jeśli mogłyby zostać zakończone szybciej. Świadomość tego prawa i zastosowanie odpowiednich strategii zarządzania czasem – takich jak planowanie, wyznaczanie własnych terminów, czy stosowanie technik takich jak Time Boxing czy Pomodoro – pozwala przełamać ten efekt. Dzięki temu nie tylko szybciej wykonasz zadania, ale także odzyskasz kontrolę nad swoim czasem, co może wpłynąć na lepszą jakość pracy oraz większą satysfakcję z wykonanych obowiązków.